В строительной отрасли, как и в любой другой, успех проекта зависит от четкости планирования и систематизации деятельности предприятия. Здесь преимуществом для компании становится автоматизация рабочих процессов.

Об эффективности этого метода нам рассказал Андрей Травкин, генеральный директор компании "АЛТИУС СОФТ", разработчика программного обеспечения для управления бизнесом.

Почему в качестве основной области применения ваших программных решений была выбрана именно строительная отрасль?

Необходимость автоматизации строительной отрасли стала очевидна для разработчиков компании "АЛТИУС СОФТ" ещё в 2000 году. Принятые в советское время и устаревшие методы ведения учёта в строительстве нуждались в кардинальных переменах. Поработав над заказными разработками для строительных компаний, мы приняли решение делать тиражное ПО для строителей, предназначенное именно для управленческого учета, а не для бухгалтерского или какого-либо другого. Одним словом, поняв отрасль, что называется, изнутри, ориентируясь на реальные потребности строительных компаний, мы создали концепцию программы "АЛТИУС - Управление строительством", приняли ее и, как показывает практика, она оказалась успешной.

Мы разрабатываем программы не только для строительных компаний, но для других участников рынка. Безусловно, строительная отрасль является для компании "АЛТИУС СОФТ" приоритетной, но и другие отрасли не хочется оставлять без внимания. Например, программа "АЛТИУС CRM - Управление контактами" используется в компаниях различного профиля. Летом 2009 года мы разработали инновационную программу "CRM и документооборот", которая является квинтэссенцией блоков управления отношениями с клиентами и системы электронного документооборота. Данная программа внедряется активно в любых компаниях, заинтересованных в упорядоченном видении бизнеса. Так что мы не забываем не только о строителях, но и о других участниках рынка.

Как создавались первые версии программ, что было взято за основу?

Кредо компании "АЛТИУС СОФТ" заключается в том, что, создавая ПО, нужно ориентироваться на реальные потребности строительных компаний и острые тенденции рынка, которые существуют "здесь и сейчас". Это устоявшееся для нас правило действует неизменно, начиная с выпуска первой версии программы "АЛТИУС - Управление строительством" и по сей день, т.е. до шестой версии программы, которая вышла буквально пару месяцев назад. Версию "АЛТИУС - Управление строительством" 6.0. мы сделали антикризисной, добавили новые компоненты, важные возможности, отчеты.

Пройдя путь от создания заказных разработок до создания тиражного ПО, которое теперь используют крупнейшие строительные компании России, мы убеждены, что наш подход правилен и актуален.

Ваша компания активно выступает за автоматизацию строительных бизнес-процессов. Какие же преимущества она несет? Может ли ввод системы управления предприятием негативно сказаться на скорости и эффективности работы отдельных сотрудников?

Думаю, что для ответа на этот вопрос нужно отвлечься именно от автоматизации строительной отрасли и спросить себя: "Что дает использование Интернета и компьютера в ежедневной работе"? Полагаю, что ответ в 99 % случаев будет таким: простота, оперативность, реальный эффект. То же самое дает и внедрение программы "АЛТИУС - Управление строительством". За доли секунд можно получить важнейшие аналитические отчеты, автоматически получить расчет сложных показателей, составить финансовый план или график работ. Все это лишь краткий набор функций, реализованных в программе. Внедрение программы "АЛТИУС - Управление строительством" избавляет персонал от рутинной, бумажной работы, помогает реально экономить, так как незапланированные издержки и срыв сроков работ сводятся на нет, поскольку в программе в режиме реального времени можно производить непрерывный контроль всего процесса строительства. Если говорить коротко, то основное и, на мой взгляд, неоспоримое преимущество программы состоит в том, что она позволяет сохранить деньги и ресурсы строительных компаний и окупается в течение считанных месяцев.

Если речь идет о полнофункциональной и полезной программе для ведения управленческого учета в строительстве, то эффективность и оперативность работы сотрудников только возрастет, поскольку все расчеты будут сделаны автоматически, отчеты будут формироваться при помощи нескольких кликов мыши.

Если же программный продукт не адаптирован под современные экономические условия и алгоритмы ведения строительного бизнеса в России, то эффективным он не будет. Многие западные разработки и клоны бухгалтерских программ, названных ярким словосочетанием, как раз отрицательно сказываются на работе сотрудников строительных компаний. Как правило, такое ПО является слишком сложным для восприятия, представляет собой набор сумбурных, порой "взятых с потолка" компонентов. Соответственно, чтобы разобраться в работе подобных систем, нужно потратить массу времени, которое у строителей в цене. О какой-либо эффективности в этом случае речи даже не идет.

Что включает в себя процесс автоматизации? Возможно ли ее применение по отношению к отдельным производственным областям, например, к управлению финансами, складским процессам и др., или переход должен быть полным?

Автоматизировать можно и отдельные участки, но автоматизировать, например, участок учета материалов в отрыве от учета договоров, сметного учета - бессмысленно. Практически на каждом предприятии пытаются наладить управленческий учет материалов с помощью программы "1С-Бухгалтерия" (бухгалтерской или управленческой). Эффект, как всем известно, близок к нулю, так как такой учет, в отрыве от остальных аспектов деятельности предприятия, мало что добавляет к бухгалтерскому учету материалов. Автоматизацию следует начинать с учета договоров, который в программе "АЛТИУС - Управление строительством" можно автоматизировать за два дня, с учетом обучения. Это довольно простой участок для автоматизации. В программу необходимо внести лишь основные реквизиты договоров с заказчиками и подрядчиками, что под силу абсолютно любому пользователю ПК, даже не владеющего компьютером на профессиональном уровне. Все остальные показатели программа рассчитает автоматически. Если говорить о таком важном аспекте, как запасы, здесь если непосредственно к договорам соотносить сметы и графики производства работ, то можно автоматически сравнить фактические показатели с плановыми и выявить, таким образом, что и в каком количестве находится на складе, и что реально должно было быть израсходовано в процессе строительства. При этом программа полностью возьмет на себя выполнение данных функций и не потребует кропотливого, ручного сравнения данных с помощью печатных форм отчетов, в которых собрано множество показателей, анализ которых произвести без специализированного ПО крайне сложно. Внедрение программы занимает считанные недели, а полные курс обучения составляет не более 20 часов в общей сложности.

Одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать процессы на строительном предприятии нет необходимости, а достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учет договоров, планирование и другие важные аспекты ведения бизнеса. В строительстве такой подход недопустим, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. Правильнее изначально идти от учета договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Именно в таком случае программа по управлению строительством будет работать как полноценная программа для управленческого учета и давать ощутимые результаты в виде экономии средств, выявления незапланированных издержек и сокращения временных показателей. В противном случае программа послужит просто неким аналогом электронных таблиц, в которые вносят несинхронизированные данные, попросту говоря "бардак", который царит в ряде строительных российских компаний. Соответственно, ждать от какой-либо программы реальных результатов, не понимая ее основного функционального назначения, не имеет смысла.

Как вы оцениваете уровень автоматизации строительной отрасли в России? Какие основные проблемы вы бы указали и как, по вашему мнению, их можно решить?

В целом низкий уровень автоматизации строительной отрасли в России связан с рядом моментов и базируется на различных предрассудках. Стоит заметить, что российские руководители строительных предприятий в принципе ко всему новому относятся скептически. Порой встречаются абсурдные ситуации. Например, в некоторых строительных компаниях нет элементарных программ Word и Excel, и все сведения по объектам фиксируются вручную.

Если же говорить о психологических аспектах, то в России практически не доверяют программным решениям, и сотрудники большинства компаний (не только строительных) скорее предпочтут записать сведения от руки и потом судорожно разыскивать разрозненную информацию, нежели внести их в программу. Кроме того, существенным препятствием на пути автоматизации деятельности строительных компаний являются негативные примеры, связанные с попытками внедрения западных разработок, а также неудачным использованием бухгалтерских программ для управления строительством. Нередки случаи, когда покупка дорогостоящей западной программы нерезультативна из-за того, что внедрение и обучение очень сложное и не адаптировано для российских реалий. В итоге строительные компании не пользуются программой. Естественно, при этом формируется мнение, что все программные решения для строительной отрасли представляют собой имиджевый, бесполезный продукт. Такая устоявшаяся точка зрения продиктована скорее не объективными оценками, а, к сожалению, банальным нежеланием осваивать новое ПО и привыкать к новым регламентам. Но дело в том, что работа от внедрения специализированного ПО не только не усложнится, а станет более систематизированной и логичной. Например, с помощью программы "АЛТИУС - Управление строительством" можно непрерывно контролировать бизнес-процессы, планировать деятельность, фиксировать все договоры, подчиненные им документы, отслеживать их актуальность, а не получать данные постфактум.

Постепенный переход к автоматизации строительной отрасли все-таки прослеживается, поскольку российские строительные предприятия хотят соответствовать по уровню западным компаниям, быть конкурентоспособными и начинают осознавать необходимость внедрения специализированного ПО.

Как повлиял кризис на строительство, и что изменилось в связи с этим в деятельности вашей компании? Отношение и требования компаний к автоматизации трансформировались?

Ни для кого не секрет, что кризис "ударил" по строительной отрасли, и объемы строительства существенно сократились. Сейчас кризис постепенно начинает отступать, строительство получает поддержку государства, а выполнение строительных работ становится активнее. Безусловно, мы чувствуем влияние кризиса, поскольку он рикошетом отозвался на нас вслед за строительными компаниями. Однако перемен в ценах на наше ПО не произошло. Напротив, мы стараемся делать антикризисные версии программных продуктов. Так, одним из последних антикризисных решений компании "АЛТИУС СОФТ" стал выпуск новой, шестой версии программы "АЛТИУС - Управление строительством". Нам удалось создать версию программы, которая стала настоящим миксом антикризисных возможностей.

Наиболее значимые возможности, которые включены в состав новой, шестой версии программы "АЛТИУС - Управление строительством":

1) Графики авансирования. Сейчас заказчики сокращают авансы на з/п подрядчикам, а авансы на ресурсы перечисляют периодически на необходимые материалы и оборудование. В новой версии программы графики авансирования рассчитываются автоматически - программа соотносит график выполнения работ с графиком поставки ресурсов.

2) Страховые (резервные) удержания (и их возврат), которые стали обычной практикой, в программе рассчитываются автоматически, а счета формируются с учетом удержанных страховых сумм.

3) После формирования акта выполненных работ с заказчиком могут быть автоматически сформированы акты с субподрядчиками, причем виды работ, выполняемые каждым подрядчиком, их объемы и стоимость будут рассчитываться автоматически.

4) Теперь программа будет автоматически вносить корректировки в фин. план, анализируя, какое количество денежных средств не получено, какие работы не выполнены в отчетном периоде. Программа автоматически произведет корректировку на будущие периоды, выделяя и наглядно демонстрируя, что та или иная правка является перенесенной из ранее составленного финплана. При этом данные предыдущего фин. плана сохранятся, и их можно будет проанализировать, оценивая всю историю финплана. Важно и то, что в новой, 6-ой версии программы "АЛТИУС - Управление строительством" финплан может быть составлен как по управленческим статьям, так и по статьям бюджета движения денежных средств.

Еще одним антикризисным решением стала программа "CRM и документооборот". Блоки CRM (система управления отношениями с клиентами) и СЭД (система электронного документооборота) были объединены в единую программу "CRM и документооборот", которая может работать совместно с программой "АЛТИУС - Управление строительством" (как с новой, 6-ой версией, так и с предыдущими). Стоимость комплексного решения "CRM и документооборот" (14 000 руб.) ниже стоимости отдельных блоков: CRM или СЭД.

Под влиянием кризиса строители стали, что называется, считать деньги и подходят гораздо строже к выбору средств автоматизации. На мой взгляд, это абсолютно нормальное и логичное явление, поскольку тратить деньги впустую никому не хочется. Мы замечаем, что при обращении строительных компаний к нам с целью покупки программы "АЛТИУС - Управление строительством" первое, чем интересуются строители - это функционал программы. Даже стоимость ПО отходит на второй план, а получение реального эффекта становится приоритетной задачей. Как и прежде, строительные компании хотят, чтобы ПО внедрялось быстро, реально работало и приносило пользу.

Для какой категории пользователей (отделов/подразделений компании) создана ваша EPR-система (Enterprise Resource Planning): руководство, бухгалтерия, складские работники или другие?

ERP-система от компании "АЛТИУС СОФТ" рассчитана на все подразделения строительных компаний. Работать в ней может и секретарь (в части управления отношений с клиентами и контрагентами и документооборота), и руководитель. Если детально разбирать функционал каждого компонента ERP-системы, то можно сказать, что программа "АЛТИУС - Управление строительством" является ее основным блоком и показывает реальное состояние дел на строительном предприятии, то есть имеет статус содержательной части (ведение управленческого учета) и отражает фактическую деятельность компании. Программа "CRM и документооборот" выступает сервисным блоком, но база данных остается единой. При этом каждый уполномоченный сотрудник получает доступ лишь на вмененный ему участок программы, в пределах своей компетенции и, таким образом, не нарушает деятельность других подразделений. Однако при необходимости руководитель может предоставить доступ определенным сотрудникам в различные блоки программы. Это может быть необходимо, в случае если ряд сотрудников задействован в работе нескольких подразделений и уполномочен на выполнение нескольких ключевых задач. Так, например, секретарь, в компетенции которого находится поддержание контактной информации в актуальном состоянии и ежедневное взаимодействие с клиентами, может получить возможность редактировать договоры, подчиненные им документы на уровне реквизитов и контактной информации, а также получать напоминания о том, что в какой-либо документ необходимо внести дополнительные сведения.

В целом ERP-система предназначена для сотрудников строительных организаций, начиная от руководства и заканчивая прорабами. Единственным исключением являются сотрудники бухгалтерии, так как бухгалтерский и налоговый учет находятся вне рамок автоматизации нашей ERP-системы, но обмен данными с любой бухгалтерской программой осуществляется автоматически специализированным модулем. При этом хочется подчеркнуть, что блок финансового учета, планирования и анализа в нашей системе является очень развитым и мощным и предназначается для финансистов, а не для бухгалтеров. Но, хотя наша ERP-система не предназначена для бухгалтерии, она все-таки способна облегчить ей жизнь. Данные о движении и списании материалов можно передать в бухгалтерские подразделения автоматически, а также облегчить расчет налогов: в частности, данные по "незавершенке" программа представит абсолютно точно, а не приблизительно, как чаще всего считается в бухгалтерии.

Каким образом вы отвечаете на предложения и пожелания пользователей? Возможно ли изменить программу под конкретный запрос пользователя?

Мы внимательно прислушиваемся к мнениям и пожеланиям действующих и потенциальных клиентов, так как это служит основным источником развития программы. Мы стараемся во всем идти навстречу пользователям. Если не удается включить пожелания отдельного клиента в тиражную программу, выпускается специальный релиз только для него. Мы анализируем пожелания клиентов, оцениваем, можно ли эти требования включить в тиражную программу. Кроме того, мы изучаем, не помешают ли новые возможности программы работать тем пользователям, которые в них не нуждаются, то есть не усложнит ли включение в состав программы новых возможностей работу с ней. После переговоров внутри компании и анализа требований мы обсуждаем окончательный план новой версии с конкретными клиентами.

Какое самое интересное предложение или отзыв вы получали о ваших программах?

Как правило, все отзывы и предложения наших клиентов являются очень запоминающимися. Одной из самых ярких идейных линий послужил отзыв одного из наших клиентов о том, что организовать участие строительной компании в тендере крайне непросто, так как необходимо заполнять массу документов, держать в памяти даты этапов проведения тендера и прочее. Именно после этого высказывания родилась идея, как с помощью нашего ПО можно осуществить четкую организацию участия строительной компании в тендере.

Известно, что одним из самых сложных аспектов при участии в тендере на строительство является определение плановой рентабельности, то есть выявление целесообразности участия в том или ином конкурсе. Просчитать вручную все взаимозависимые показатели достаточно сложно. В программе "АЛТИУС - Управление строительством" данная проблема решается довольно просто. В программу нужно ввести договор с заказчиком, присвоив ему статус "Подготовка". В этом случае программа будет воспринимать данный договор как недействующий. Тем не менее, по этому договору можно рассчитать плановую себестоимость и получить отчет "Плановая рентабельность", определив на его основании целесообразность участия в заявленном тендере и принять решение с учетом реальных данных. При этом подобные действия не усложнят работу с программой и не внесут неясности в те договоры, деятельность по которым осуществляется. Стоит заметить, что для решения данных задач можно использовать даже самую простую версию "ЛАЙТ" программы "АЛТИУС - Управление строительством".

После расчета плановой рентабельности и определения возможности участия в тендере необходимо учитывать все необходимые документы: время на их подготовку, срок действия, приоритет и т.д., а также ответственных лиц по ним. В программе "CRM и документооборот" (в данном случае CRM понимается более широко - как система управления взаимоотношения со всеми контрагентами, в отличие от классического перевода) можно создать карточку на каждый необходимый документ для тендера. В части документооборота возможно прикреплять отсканированные копии документов, уведомления и другие важные документальные данные, то есть пошагово наблюдать за этапами выполнения работ. Часть CRM позволит распланировать деятельность ответственных сотрудников и будет автоматически напоминать о необходимости совершения тех или иных действий по документам: аннуляция, получение оригинала, продление срока действия и т.д. Перечень важных дел, событий и контактных лиц, координирующих тот или иной документ, будет отображаться на экране с подробным описанием, что поможет значительно облегчить работу ответственных за тендерную подготовку сотрудников.

Если участие в тендере в конечном итоге приведет к положительным результатам, то в программе "АЛТИУС - Управление строительством" необходимо ранее присвоенный статус договору с заказчиком "Подготовка" заменить на статус "Действует". Это позволит отслеживать работу по договору в полном объеме, получать набор отчетов и полноценно управлять сделкой.

Какие задачи у компании "АЛТИУС СОФТ" на 2010 год? Что нового ожидает пользователей?

Задача на 2010 год - это активная работа над новыми версиями программ, соответствующими пожеланиям клиентов и веяниям рынка. Многое будет зависеть от сценария развития мирового финансового кризиса. Мы надеемся, что он все-таки будет активно отступать и не сделает новый виток. Думаю, что нам удастся порадовать пользователей новыми версиями нашего ПО, расширением спектра услуг в части технической поддержки, обучения. Одним словом, останавливаться на достигнутом не входит в наши планы.